Au cours de son existence, qu’elle soit petite ou grande, une entreprise est parfois contrainte au déménagement. Et, quelles qu’en soient les raisons, le déménagement d’une entreprise ne doit pas se faire à la va-vite. Bien au contraire, il s’agit d’un événement capital qui doit se planifier et être réalisé avec le plus grand soin. Ici, vous découvrirez les différentes étapes à suivre pour préparer le déménagement d’une entreprise.
Étape 1 : prévenir les salariés d’un déménagement imminent
S’ils sont pris au dépourvu par le déménagement, vos collaborateurs peuvent être pris de panique. Afin d’éviter cela, il est donc primordial de les mettre au parfum.
Chacun aura alors le temps de se préparer psychologiquement et matériellement en mettant par exemple de l’ordre dans les effets de son service. À cet effet, il existe d’ailleurs de nombreuses entreprises qui pourront aider vos employés. C’est le cas de Déménagement Genève pour ne citer que celle-là.
Aussi, rassurer les troupes ne sera pas de trop. On le fait généralement en mettant en place des :
- Enquêtes pour recueillir leurs avis;
- Concours d’idées ;
- Séances de communication avec les clients ;
- Boîte à suggestions pour les nouveaux bureaux ;
- Etc.
Ce faisant, on s’assure que le déménagement se fera sans grands accrocs.
Étape 2 : trouver les bureaux appropriés aux besoins de l’entreprise
Les locaux d’une entreprise doivent remplir certaines conditions. Et dans notre cas, ils doivent évidemment être plus grands, se situer dans un emplacement stratégique, et pourquoi pas, être moins chers.
Pour vous en trouver un, vous pouvez :
- Passer une annonce sur un journal ou un site spécialisé ;
- Employer les services d’une agence spécialisée ;
- Examiner les annonces de baux professionnels ;
- Faire jouer son réseau professionnel ou son entourage.
En outre, d’autres paramètres comme le budget dont vous disposez et les besoins réels de l’entreprise doivent aussi être pris en compte.
Aussi, notons que plus on arrive à trouver de lieux possibles, mieux cela sera. On pourra alors choisir l’endroit qui convient le mieux à la société.
Étape 3 : mettre en place un calendrier des opérations
Une fois les futurs locaux trouvés et réservés, il est temps de commencer à planifier le déménagement en fonction d’une date bien précise.
Le concept d’un calendrier des opérations est plutôt simple. Il consiste essentiellement à créer le planning détaillé du déroulement du déménagement. Il permettra d’éviter les accidents et surtout les oublis.
Pour le réaliser, il suffit de classer toutes les tâches, de celles qui nécessitent beaucoup de temps à celles qui peuvent être réalisées la veille même du déménagement.
Étape 4 : préparer et étiqueter les cartons
C’est le moment de faire le tri et de se débarrasser des dossiers et des mobiliers inutiles et encombrants.
Une fois cette opération d’allègement réalisée, il faut passer à l’emballage des dossiers, matériels et autres équipements dont les utilités ne se feront pas ressentir de si tôt. Seuls les nécessaires pouvant être emballés la veille du jour J peuvent être gardés.
Il ne reste maintenant que la très importante étape de l’étiquetage.
Afin de faciliter l’identification, chacun devra apposer son nom et écrire le plus précisément possible, son contenu sur chaque carton.
Il est désormais le moment de commencer le déménagement. La société de déménagement employée n’aura plus qu’à se charger du transport des cartons.
